Rola księgowego w organizacji

Organizacje pozarządowe najczęściej zakładają osoby, które angażują się w pracę na rzecz dobra wspólnego. Może to być na przykład pomoc osobom poszkodowanym, pomoc chorym dzieciom czy też wsparcie dla uzdolnionych młodych ludzi.

Członkowie zarządu w organizacjach najczęściej nie są księgowymi, a kwestie finansowo-rachunkowe często nie są dla nich oczywiste. Tymczasem organizacja, jak każda inna instytucja czy firma, obraca środkami finansowymi, za które jest odpowiedzialna. Co więcej, organizacja pozarządowa korzysta z funduszy pozyskanych: ze środków publicznych i prywatnych, powierzonych jej w zaufaniu przez osoby prawne czy fizyczne, tym większa zatem jest jej odpowiedzialność za właściwe i gospodarne wykorzystanie tych środków. Często musi się skrupulatnie z nich rozliczać oraz prowadzić wymaganą sprawozdawczość. By móc się wywiązać z tego obowiązku, musi rzetelnie prowadzić księgowość.
Podstawową rolą księgowego w organizacji jest prowadzenie ewidencji księgowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Księgowy powinien m.in. pilnować obowiązków wobec urzędu skarbowego czy ZUS, dbać o poprawność i przejrzystość dokumentacji finansowej, czytelny plan kont, umożliwiający zarówno prowadzenie sprawozdawczości rachunkowej, jak i projektowej czy zarządczej. Księgowy wobec zarządu powinien pełnić rolę doradczą: wskazywać zarządowi szanse i zagrożenia (np. utraty płynności finansowej), podpowiadając jak można je zmniejszyć , szukać rozwiązań w dostosowaniu się do często trudnych wymagań sprawozdawczych instytucji finansujących i – co bardzo ważne – dostarczać informacji dotyczących zdarzeń historycznych, umożliwiających bezpieczne zarządzanie finansami organizacji. To jest bardzo ważne zadanie księgowego: dostarczać w odpowiednim czasie odpowiednie informacje o rzetelnej sytuacji finansowej organizacji, umożliwiające podejmowanie decyzji zarządczych.
Za rachunkowość w organizacji odpowiada zarząd (jako kierownik jednostki): tak więc to zarząd podejmuje ostateczne decyzje dotyczące np. rozliczeń. Jeżeli zamierzone decyzje zarządzających są sprzeczne z obowiązującym przepisami prawa, to wówczas księgowy powinien członków zarządu o tym poinformować. Nie jest bowiem rolą księgowego ocenianie pracy merytorycznej organizacji. Księgowy ma obowiązek sprawdzić, czy działania, jakie dana organizacja prowadzi, są zgodne z jej statutem, a koszty, jakie ponosi, są kosztami uzyskania przychodu.
Jednym z podstawowych obowiązków księgowego jest pomoc przy tworzeniu zakładowej polityki rachunkowości i planu kont, dzięki któremu organizacja będzie mogła prawidłowo sporządzać wszelkie sprawozdania.
Dobry plan kont można sporządzić tylko wtedy, gdy pozna się specyfikę działalności danej organizacji. Księgowy musi poznać statut organizacji (którego zapisy będą potem istotne przy kwalifikacji kosztów i przychodów statutowych), a także specyfikę działalności organizacji. Konieczna jest więc dobra komunikacja księgowego z członami zarządu, którzy wiele kwestii projektowych mogą księgowemu przybliżyć. I nie chodzi tu o jednorazowe wprowadzenie księgowego, ale o systematyczne informowanie o planach. Księgowy często może podpowiedzieć zarządowi, czy zamierzone działania nie wymagają np. zmian statutu.
Warto wypracować w organizacji metodę współpracy księgowego z pozostałymi pracownikami merytorycznymi i zarządem, tak żeby wykorzystać dostępne i obowiązkowe narzędzia księgowe (plan kont, sprawozdanie finansowe) do celów sprawozdawczych i zarządczych.
Plan kont jest odzwierciedleniem merytorycznych działań organizacji na polu finansowo-księgowym. Powinien on być tak napisany, aby „rósł”, tzn. mógł się rozwijać razem z organizacją. W trakcie roku każdy nowy projekt (o którym należy poinformować księgowego) powinien być natychmiast przenoszony do planu kont. Dzięki temu będzie możliwe bieżące monitorowanie wydatków, a co za tym idzie – będzie widoczny pełny obraz finansowo-księgowy organizacji.
Dopełnieniem tego obrazu jest dobre, merytoryczne opisywanie dokumentów. Obowiązek ten spoczywa na pracownikach merytorycznych organizacji. To oni, dokonując stosownych zakupów, mają najlepszą wiedzę, żeby w sposób prawidłowy je opisać, ze wskazaniem miejsca powstawania kosztu, a także źródła jego finansowania. Takie informacje są potrzebne księgowej, aby zaksięgować dokument we właściwe miejsce, a od tego zależy, czy informacja bezpośrednio z systemu księgowego będzie właściwa i wyczerpująca dla osób tworzących sprawozdanie finansowe z realizacji projektu.
Kolejnym zadaniem księgowego jest zdyscyplinowanie wszystkich pracowników w organizacji do terminowego przekazywania dokumentów finansowych. Dzięki temu będzie możliwe nie tylko terminowe sporządzanie zestawień do rozliczeń projektów, lecz przede wszystkim terminowe dokonywanie płatności wobec budżetu państwa, a to z kolei nie narazi organizacji na karne konsekwencje z tytułu odsetek od zaległości publiczno-prawnych.
Ponadto, gdy dokumenty otrzymane od pracowników merytorycznych dotrą na czas do księgowej, to po zakończeniu księgowań będzie można na bieżąco przyjrzeć się sytuacji finansowej organizacji. Koordynatorzy projektów powinni otrzymać odpowiednie zestawienia od księgowej (mogą to być wydruki z programu księgowego), na podstawie których będą monitorować sytuację finansową realizowanych projektów. Wszelkie uwagi dotyczące błędów w pozycjach księgowych powinny być na bieżąco zgłaszane księgowej. Umożliwi to naniesienie poprawek i sporządzenie poprawnych zestawień. W zarządzaniu finansami czas jest bardzo ważny: odpowiednia informacja w odpowiednim czasie umożliwia podejmowanie decyzji zarządczych.
Jeżeli księgowy ma zastrzeżenia do dokumentów finansowych, to powinien o nich powiadomić zarząd. To księgowy powinien zwrócić uwagę zarządowi odnośnie do sposobu rozliczania oraz metod dokumentowania kosztów, a także spojrzeć na to w kategoriach obowiązujących przepisów prawa.
Dane zapisane na kontach księgowych powinny dawać rzetelny obraz każdej organizacji. Na ich podstawie księgowy może pokazać zarządowi, koordynatorom, jak w prosty sposób można zinterpretować sytuację finansową organizacji. Czytanie zestawień księgowych jest dobrą praktyką. Dzięki tej umiejętności zarząd będzie wypełniał jeden ze swoich obowiązków, tzn. obowiązek nadzoru nad księgowością.
Rekomendacje:
• Wyróżnikiem profesjonalnej organizacji jest dobrze prowadzona księgowość, zapewniająca zarządowi prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z prawem, porządek dokumentacji finansowej oraz dostarczająca we właściwym czasie rzetelnej informacji finansowej o sytuacji finansowej organizacji, co umożliwi zarządowi podejmowanie decyzji zarządczych.
• Księgowy jest sprzymierzeńcem zarządu: właściwa komunikacja (zarząd – księgowy – zarząd) umożliwia obu stronom wypełnianie swoich ról.
• Księgowość jest obowiązkowa: warto wykorzystać narzędzia księgowe (plan kont, obowiązkową sprawozdawczość finansową) do celów zarządczych w organizacji.
***
Barbara Hermak – ekspertka, trenerka, główna księgowa współpracująca z Funduszem PAFPIO. Od wielu lat związana zawodowo z organizacjami pozarządowymi, m.in. Stowarzyszeniem BORIS oraz ogólnopolską Siecią Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Ma wieloletnie doświadczenie zawodowe zarządzania finansami i księgowości w organizacjach pozarządowych. Przeprowadziła ponad 1100 godzin konsultacji, a także kilkadziesiąt szkoleń z zakresu księgowości i rachunkowości. W 2013 r. zaproszona do pracy w Grupie roboczej przy Zespole ds. Rozwiązań Finansowych i Prawnych dla Działalności Społecznej i Obywatelskiej Kancelarii Prezydenta RP. Autorka licznych artykułów oraz konsultant w Wydawnictwie Wiedza i Praktyka.
Materiał opracowany w czasie spotkań Zespołu Ekspertów Funduszu PAFPIO i Fundacji dla Polski w ramach projektu „Profesjonalne zarządzanie finansami a wiarygodny wizerunek NGO”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.