pafpio 25 LAT

Audyt finansowy nie taki straszny

Dlaczego organizacjom pozarządowym potrzebna jest kontrola finansowa i audyt? Czy istnieje jeden sprawdzony sposób na przeprowadzenie takiej kontroli?

Audytem nazywamy systematyczną i niezależną ocenę organizacji (ale też procesu, systemu, produktu lub projektu). Audyt może zatem obejmować nie tylko finanse. Tak, jak w przypadku rachunkowości zarządczej czy planowania finansów, nie ma jednego modelu, który zadziała w przypadku każdej organizacji. Każda z nich sama powinna wypracować narzędzia i procedury kontroli wewnętrznej, adekwatne do jej wielkości, majątku, liczby pracowników czy projektów.

– Zaangażowanie audytora daje dodatkową, nową parę „oczu i uszu”, co zapewnia świeże i niezależne spojrzenie na sprawozdawczość oraz sytuację finansową organizacji – mówi Tomasz Kociołek, Audit Senior Manager w PwC Polska. Z drugie strony, mała organizacja nie może sobie pozwolić na zatrudnianie dodatkowej osoby. Co więcej, rozdzielenie tego zadania na członków zespołu zwiększa jego zaangażowanie i poczucie wpływu na organizację.

W przypadku audytu wewnętrznego:

• Ustal zasady kontroli, określone procedurą – w uproszczeniu:
  • kto kontroluje
  • co kontroluje
  • kiedy kontroluje
• Wyznacz komórki (osoby) do prowadzenia kontroli wraz z zakresem i podaniem odpowiedzialnych
• Zobowiąż odpowiedzialnych do raportowania zarządowi (organowi nadzoru)
• Zobliguj przeprowadzających audyt do przygotowania wniosków końcowych z kontroli (w formie pisemnej, wraz z listą rekomendacji)
• Na bieżąco wdrażaj wnioski z kontroli
• Przeprowadź kontrolę wewnętrzną przynajmniej raz podczas trwania projektu, ale też w przypadku nagłej potrzeby na wniosek zarządu lub organu nadzoru.
• Zapoznaj pracowników z obowiązującymi w organizacji procedurami kontroli.

Audyt zewnętrzny

Według ekspertów, organizacja powinna poddawać się sprawozdaniom finansowym audytowi zewnętrznemu przynajmniej raz na 3-5 lat – mimo, że nie ma takiego obowiązku. Kontrolę przeprowadza uprawniony biegły rewident.

Audyt zewnętrzny pozwala na:

• sprawdzenie istnienia i funkcjonowania zatwierdzonych procedur w organizacji
• usprawnienie bieżącej działalności w wyniku wdrażanych rekomendacji
• okresową kontrolę pracowników
• uzyskanie niezależnej opinii o działalności jednostki i możliwości „świeżego” spojrzenia na jej działalność (w przypadku audytu zewnętrznego)
• uwiarygodnienie organizacji na zewnątrz.

W przypadku audytu zewnętrznego:

• Zapewnij zespół, że kontrola dotyczy działalności organizacji a nie oceny poszczególnych pracowników
• Poinformuj, że audyt nie jest odpowiedzią na zaniedbania, lecz standardową procedurą (dlatego tak ważna jest powtarzanie kontroli co przynajmniej 3-5 lat)
• Włącz pracowników w proces kontroli. Pytaj ich o funkcjonowanie organizacji i sugestie w jej prowadzeniu