Audyt finansowy nie taki straszny
Dlaczego organizacjom pozarządowym potrzebna jest kontrola finansowa i audyt? Czy istnieje jeden sprawdzony sposób na przeprowadzenie takiej kontroli?
Audytem nazywamy systematyczną i niezależną ocenę organizacji (ale też procesu, systemu, produktu lub projektu). Audyt może zatem obejmować nie tylko finanse. Tak, jak w przypadku rachunkowości zarządczej czy planowania finansów, nie ma jednego modelu, który zadziała w przypadku każdej organizacji. Każda z nich sama powinna wypracować narzędzia i procedury kontroli wewnętrznej, adekwatne do jej wielkości, majątku, liczby pracowników czy projektów.
– Zaangażowanie audytora daje dodatkową, nową parę „oczu i uszu”, co zapewnia świeże i niezależne spojrzenie na sprawozdawczość oraz sytuację finansową organizacji – mówi Tomasz Kociołek, Audit Senior Manager w PwC Polska. Z drugie strony, mała organizacja nie może sobie pozwolić na zatrudnianie dodatkowej osoby. Co więcej, rozdzielenie tego zadania na członków zespołu zwiększa jego zaangażowanie i poczucie wpływu na organizację.
W przypadku audytu wewnętrznego:
- Ustal zasady kontroli, określone procedurą – w uproszczeniu:
- kto kontroluje
- co kontroluje
- kiedy kontroluje
- Wyznacz komórki (osoby) do prowadzenia kontroli wraz z zakresem i podaniem odpowiedzialnych
- Zobowiąż odpowiedzialnych do raportowania zarządowi (organowi nadzoru)
- Zobliguj przeprowadzających audyt do przygotowania wniosków końcowych z kontroli (w formie pisemnej, wraz z listą rekomendacji)
- Na bieżąco wdrażaj wnioski z kontroli
- Przeprowadź kontrolę wewnętrzną przynajmniej raz podczas trwania projektu, ale też w przypadku nagłej potrzeby na wniosek zarządu lub organu nadzoru.
- Zapoznaj pracowników z obowiązującymi w organizacji procedurami kontroli.
Audyt zewnętrzny
Według ekspertów, organizacja powinna poddawać się sprawozdaniom finansowym audytowi zewnętrznemu przynajmniej raz na 3-5 lat – mimo, że nie ma takiego obowiązku. Kontrolę przeprowadza uprawniony biegły rewident.
Audyt zewnętrzny pozwala na:
- sprawdzenie istnienia i funkcjonowania zatwierdzonych procedur w organizacji
- usprawnienie bieżącej działalności w wyniku wdrażanych rekomendacji
- okresową kontrolę pracowników
- uzyskanie niezależnej opinii o działalności jednostki i możliwości „świeżego” spojrzenia na jej działalność (w przypadku audytu zewnętrznego)
- uwiarygodnienie organizacji na zewnątrz.
W przypadku audytu zewnętrznego:
- Zapewnij zespół, że kontrola dotyczy działalności organizacji a nie oceny poszczególnych pracowników
- Poinformuj, że audyt nie jest odpowiedzią na zaniedbania, lecz standardową procedurą (dlatego tak ważna jest powtarzanie kontroli co przynajmniej 3-5 lat)
- Włącz pracowników w proces kontroli. Pytaj ich o funkcjonowanie organizacji i sugestie w jej prowadzeniu