#PrzewodnikNGO: 4 zaniedbania przy ustalaniu budżetu dla grantodawcy
Dokumentowanie budżetu dla przyszłego grantodawcy to na tyle kluczowa sprawa, że musi być powierzana managerowi lub koordynatorowi projektu, uważają specjaliści. Radzą, jakich błędów się wystrzegać, ubiegając się o finansowanie.
– Niektórzy sięgają po porównanie, że dokumentacja konkursowa dla osoby przygotowującej budżet projektu jest niczym Biblia. Faktycznie, tak ważną sferę powinno się delegować na osobę, która będzie potem blisko tego projektu. To nie zadanie dla księgowej – mówi Kinga Chrzanowska. Jako osoba nadzorująca projekty w organizacjach pozarządowych wie, o czym mówi. W Funduszu PAFPIO zajmuje się opiniowaniem wniosków o pożyczki dla NGO-sów. Jest też pomysłodawczynią cyklu #PrzewodnikNGO.
O czym więc należy pamiętać, przygotowując budżet projektu, który niebawem dokładnie prześwietli potencjalny grantodawca?
Organizacjom wydaje się czasem, że źle zaopiniowane będą budżety, w których wysoka suma przeznaczana jest na koszt personelu. Myślą, że zostaną posądzone o przesadne koszty i spotkają ich zarzuty, że chcą się na projekcie „dorobić”. Należy wtedy pamiętać o tym, że w projektach społecznych właśnie koszty personelu są z reguły najwyższe! – Nie bój się tej pozycji. Ktoś przecież musi realizować działania i dbać o ich wysoką jakość, a za dobrą pracę trzeba płacić – mówi Karolina Cyran-Juraszek, autorka najnowszego poradnika #PrzewodnikNGO.
Przy długotrwałych projektach organizacje mają skłonność do zapominania, iż na przestrzeni czasu zarówno opłaty, jak i wynagrodzenia najpewniej się zmienią – często co roku wprowadzane są przecież podwyżki. Nawet te najmniejsze mogą odbić się na budżecie, jeśli w projekt zaangażowanych jest kilka-kilkanaście osób. Należy zatem budżetować wzrost wynagrodzeń średnio o 0,5 procent co roku.
W poniższym materiale wyszczególnione są również następujące kwestie:
1. Sprawdź i przeanalizuj, zanim usiądziesz do Excela!
2. Nie bagatelizuj kosztów personelu, zwanych osobowymi!
3. Pamiętaj o kosztach pośrednich i eksploatacyjnych!
4. Sprawdź ile to kosztuje, znaj ceny!
Polecamy przeczytanie całej treści poradnika „Budżet projektu”, przygotowanego przez Karolinę Cyran-Juraszek.
—
Budżet projektu
Działalność organizacji powinna opierać się na planowaniu, w tym oczywiście na planowaniu finansowym. Na budżet organizacji składają się budżety poszczególnych projektów oraz inne źródła przychodów (np. w ramach prowadzenia działalności gospodarczej).
Jak przygotować dobry budżet danego przedsięwzięcia lub projektu? O tym w formie kilku przykazań wartych bardziej zastosowania, niż uczenia się ich na pamięć.
1. Sprawdź i przeanalizuj, zanim usiądziesz do Excela!
a) Jakie są wymagania sponsora, grantodawcy, donatora co do formatu budżetu? Budżet może być zadaniowy – tak jest w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój, rodzajowy – jak w Funduszu Inicjatyw Obywatelskich, a jeszcze inaczej wygląda to w Funduszu Azylu, Migracji i Integracji .
b) Jakie grupy kosztów dany sponsor finansuje, a jakich nie, i od jakiego momentu – jest to tak zwana kwalifikowalność. Dowiemy się tego, analizując dokumentację konkursową.
Ważny jest także moment, od którego koszt zostaje uznany za kwalifikowany. Czy od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, czy też od momentu umieszczenia organizacji na liście rankingowej.
c) Czy istnieją dodatkowe ograniczenia lub zastrzeżenia (np. koszty zarządzania nie mogą przekraczać 10% kosztów całkowitych, wysokość kosztów pośrednich uzależniona jest od bezpośrednich, doposażenie i ewentualne inwestycje nie mogą przekroczyć 10% itp.).
d) Jaki jest czas trwania samego procesu aplikowania do sponsora oraz czekania na decyzje.
Pamiętaj: Dokumentacja konkursowa to Biblia dla osoby przygotowującej budżet projektu. To zadanie dla managera czy przyszłego koordynatora, a nie księgowej!
2. Nie bagatelizuj kosztów personelu, zwanych osobowymi!
Jeśli zakładamy, że przy realizacji projektu (działań opisanych we wniosku) będziemy zatrudniać personel organizacji, nie zapominajmy o uwzględnieniu całkowitych kosztów zatrudniania (są to np. koszty płac pracowników etatowych, umowy zleceniodawcy, umowy o dzieło, ZUS itp.). Dobre rozłożenie kosztów osobowych we wszystkich budżetach pozwoli na pokrycie kosztów wynagrodzeń organizacji na w miarę przyzwoitym poziomie. Warto też w projektach wieloletnich budżetować wzrost wynagrodzeń średnio o 0,5% co roku.
Pamiętaj: Koszty personelu w projektach społecznych są z reguły najwyższe. Nie bój się tej pozycji, niech Cię nie przeraża, ktoś przecież musi realizować działania i dbać o ich wysoką jakość, a za dobrą pracę trzeba płacić.
3. Pamiętaj o kosztach pośrednich i eksploatacyjnych
Nasza organizacja stale musi opłacać rachunki (czy realizuje projekty, czy nie), czynsz, energię, telefon, naprawy sprzętu i inne koszty związane z administrowaniem organizacją. Sztuką dobrego planowania budżetu projektu jest próba oszacowania, jaka część tych kosztów związana będzie z realizacją projektu.
Po oszacowaniu proporcji w tej grupie kosztów, umieszczamy odpowiednie kwoty w budżecie projektu. Często ta kategoria kosztów może stanowić podstawę do montażu finansowego. Pamiętajmy także o tym, że większość donatorów limituje koszty pośrednie, dofinansowując je do 10% w ramach projektu.
Pamiętaj: Planując koszty pośrednie, miej zawsze przygotowany sposób ich kalkulacji. Grantodawca będzie pytał, na jakiej podstawie je zaplanowałeś. Tutaj pomoże Ci roczny budżet całej organizacji.
4. Sprawdź ile to kosztuje, znaj ceny!
Jeśli chcemy w ramach projektu zorganizować np. serię seminariów, których wcześniej nigdy nasza organizacja nie realizowała, do tego cykl szkoleń lub inne działania w formie do tej pory nie praktykowanej – musimy poznać ceny. Ceny wynajmu sali szkoleniowej, produkcji materiałów informacyjno-szkoleniowych, stawki trenerów itp.
Jeśli działania projektu mamy „opanowane” – realizujemy je od lat, jesteśmy specjalistami w tym zakresie – także musimy poznać aktualne ceny.
Informacje o cenach potrzebnych do kalkulacji kolejnych pozycji budżetowych najlepiej sprawdzić w różnych miejscach i zaplanować w budżecie projektu średnią cenę tak, aby w przypadku nieoczekiwanego wzrostu pewnych kosztów, mieć jakiś margines bezpieczeństwa.
Wiele źródeł publicznych podczas realizacji projektu, czyli już po decyzji o dofinansowaniu, narzuca na beneficjenta przy zakupie usług stosowanie zasady konkurencyjności, czyli kupowania usług zewnętrznych po przeprowadzeniu zapytania ofertowego i wyborze najkorzystniejszej oferty.
Pamiętaj: Kalkuluj ceny projektu tak, aby sponsor nie zarzucił Twojej organizacji, iż jej działania są drogie. Z drugiej strony planuj tak, abyś realizując owe działania, nie dokładał do projektu z uwagi na niedoszacowanie.
5. Przedstaw jasno sposób kalkulacji
W pierwszej kolumnie, w której opisujesz dany koszt, postaraj się pokazać go tak, aby z samego opisu wiadomo było, jak obliczane zostały poszczególne pozycje (np. wynagrodzenie trenerów – umowy o dzieło: 2 osoby x 8 godzin x 2 dni = 32 godziny).
Podpowiadamy oceniającemu budżet, w jaki sposób kalkulowaliśmy pozycja po pozycji w naszym budżecie projektowym.
Budżet projektu stanowi pewne przybliżenie rzeczywistych kosztów, ale nie jest to bynajmniej wróżenie z fusów. Zawsze będą jakieś rozbieżności. Donatorzy, mając tego świadomość, dają możliwość przesunięć +/- 10% w kategoriach kosztów. Jeśli jednak rozbieżność między planowanym i rzeczywistym budżetem jest znaczna, należy zwrócić się z pytaniem o możliwość modyfikacji budżetu. Taka sytuacja jest często stosowaną praktyką w projektach wieloletnich z POKL.
Pamiętaj: Sposób kalkulacji musi być komplementarny z opisem poszczególnych działań projektu. Szkolenia muszą być tak opisane, by było wiadomo ilu trenerów w jakim czasie będzie szkolić.
Rekomendacje:
• Budżet projektu powinien mieć ścisły związek z zaplanowanymi działaniami, a także być zgodny z wytycznymi danego grantodawcy.
• Kwoty umieszczone w budżecie powinny mieć arytmetyczne uzasadnienie oraz wynikać z aktualnych cen i kosztów produktów i usług
• Budżet powinien zawierać wszystkie koszty związane z realizacją danego projektu (również tzw. pośrednie – związane z utrzymaniem biura i innymi kosztami administracyjnymi).
•
Autorka: Karolina Cyran-Juraszek jest związana z sektorem organizacji pozarządowych od 16 lat. Trener, konsultant, doradca dla wielu organizacji zajmujących się wspieraniem i rozwojem społeczeństwa obywatelskiego oraz przedsiębiorczości społecznej.
Pracuje nad rozwiązaniami systemowymi na rzecz III sektora i ES. Bierze udział w pracach Stałej Konferencji Ekonomii Społecznej (SKES). Włączyła się społecznie w pracę Grupy Strategicznej przygotowującej Krajowy Program Rozwoju Ekonomii Społecznej (KPRES), gdzie opracowała część finansową dla Programu wraz z narzędziem kalkulacyjnym. Jest od 4 lat ekspertem społecznym w Konkursie Dobroczyńca Roku w kategorii wolontariat pracowniczy (ARF) oraz w Konkursie Najlepsze Przedsiębiorstwo Społeczne Roku (FISE).
W 2014 roku została członkiem Komitetu Sterująco Monitorującym FIO i reprezentuje w nim sektor obywatelski. Jest ekspertem niezależnym w Komitecie Akredytacyjnym OWES powołanym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracującym nad jakością infrastruktury wsparcia PES.
