Organizacjo: co musisz, a co możesz

 

Funkcjonowanie organizacji powinno opierać się na trzech podstawowych dokumentach: statucie, polityce rachunkowości i regulaminie wewnętrznym. Czy nawet najmniejsza organizacja powinna spełniać te wszystkie kryteria? Dowiedz się tego z bezpłatnego poradnika.

 

Podstawowe dokumenty w organizacji

 

Każda organizacja powinna spełniać wymogi formalne w postaci prowadzonej odpowiedniej dokumentacji wewnątrz organizacji. Poza kwestiami formalnymi służy to jej prawidłowemu funkcjonowaniu, które powinno opierać się na trzech podstawowych dokumentach: statucie, polityce rachunkowości oraz regulaminie wewnętrznym.

 

Każdy z dokumentów ma inną rolę do spełnienia: statut określa cele i metody działania, źródła ich finansowania, a także wskazuje osoby odpowiedzialne za zarządzanie organizacją. Polityka rachunkowości określa najważniejsze wytyczne, według których poszczególne operacje gospodarcze będą ewidencjonowane w księgach. Regulamin wewnętrzny pozwala natomiast ułożyć kwestie związane z organizacją pracy wewnątrz organizacji.

 

Statut

 

Tworząc statut, warto zwrócić uwagę na to, aby treść jego postanowień nie była zbyt wąska. Nazbyt zawężona treść statutu może bowiem spowodować w przyszłości konieczność jego zmiany i zgłoszenia jej do KRS (co pociąga za sobą dodatkowe koszty). Warto więc zastanowić się nie tylko nad tym, co chcemy robić teraz, ale i w przyszłości.

 

Statut powinien zawierać jasno i precyzyjnie określone postanowienia. Analiza jego zapisów nie powinna umożliwiać rozbieżnych interpretacji. Taka sytuacja może bowiem spowodować, że wątpliwości będzie musiał rozstrzygać sąd. Istotne jest to, by zapisy statutu były przestrzegane. Przykładowo, jeśli nie znajdzie się w nim zapis o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej, organizacja nie będzie mogła jej prowadzić, nie zmieniając statutu.

 

Cele działania

Jednym z najważniejszych elementów statutu jest artykuł określający cel lub cele działania organizacji. Cele zwykle są ogólne, wyznaczające obszar oddziaływania organizacji, który w ramach jej działań ma podlegać zmianom. Formułując cele działania, nie należy wskazywać czynności, które w istocie są raczej metodą osiągania celu a nie celem samym w sobie. Przykładowo, nie można wskazywać, że celem stowarzyszenia jest samo gromadzenie środków finansowych bez wskazania, komu lub czemu mają służyć.

 

Wybierając cel działalności organizacji, warto też pamiętać, że przepisy podatkowe przewidują zwolnienie od podatku dochodowego działalności niektórych organizacji pozarządowych właśnie ze względu na cele, na które są przeznaczone dochody organizacji.

Zwolnienie to obejmuje dochody w części przeznaczonej na cele wymienione m.in. w art. 17 ust. 1 pkt 4 updop, który jest najpopularniejszym zwolnieniem przedmiotowym skierowanym do organizacji pozarządowych jako podmiotów statutowych.

 

Zasady finansowania działalności

W statucie należy także uregulować sposób pozyskiwania środków finansowych. Precyzyjne zapisy statutu są istotne także z punktu widzenia podatkowego. Jeśli bowiem w statucie nie ma bezpośredniego odwołania do celów objętych zwolnieniem od podatku określonych w art. 17 updop, dotyczącego zwolnień podatkowych, a organizacja nie odprowadzi podatku dochodowego, to urząd skarbowy może brak uregulowania podatku zakwestionować.

 

Zasady reprezentacji

Bardziej precyzyjne zapisy dotyczą stowarzyszeń. Ich statut powinien określać:

 

W fundacjach fundator ustanawia skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków.

 

Statut powinien też określać organ kontroli wewnętrznej (koniecznie w stowarzyszeniach i OPP, nieobowiązkowo w fundacjach, chyba że mają status OPP).

 

Polityka rachunkowości

 

Każda organizacja, niezależnie od wielkości obrotu, jest zobowiązana do systematycznego – z zachowaniem chronologii – prowadzenia ksiąg rachunkowych. Za ich prowadzenie oraz całą politykę rachunkowości odpowiada kierownik organizacji (prezes, dyrektor, zarząd). Chcąc mieć dobrze funkcjonującą księgowość, należy zwrócić uwagę, by opracowane reguły były nie tylko zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów (w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi nie prowadzących działalności gospodarczej), lecz także uwzględniały specyfikę działalności organizacji.

Polityka rachunkowości może być opracowana przez zespół wewnątrz organizacji lub zlecona na zewnątrz. Zasady polityki rachunkowości powinny zostać przyjęte uchwałą zarządu organizacji, przy czym uchwałę tę powinien podpisać kierownik jednostki (czyli prezes) lub – jeśli do reprezentacji i podejmowania uchwał zgodnie ze statutem organizacji uprawione są więcej niż jedna osoba – wszyscy uprawnieni do tego członkowie zarządu.

Elementy polityki rachunkowości

W polityce rachunkowości należy uwzględnić:

1) rok obrotowy i jego okresy sprawozdawcze

2) podział kosztów na działalność statutową i administracyjną

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz kont księgi głównej oraz sposób prowadzenia ewidencji analitycznej)

4) zasady amortyzacji

5) metody prowadzenia ewidencji zapasów

6) zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego

7) dokumentowanie operacji dowodami księgowymi

8) sposób inwentaryzacji

9) opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów

10) archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych i dokumentów osobom trzecim

 

Polityka rachunkowości może podlegać zmianom, którą można wprowadzić uchwałą zarządu organizacji. Zmian dokonuje się poprzez wprowadzenie aneksem zmian do istniejącego dokumentu, jednak jeśli zakres zmian jest bardzo duży, zmiany wprowadza się poprzez ustanowienie jednolitego tekstu uchwałą zarządu.

 

Należy przy tym pamiętać, że jeżeli wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości ma wpływ na sporządzanie sprawozdania, wymaga to uwzględnienia ich i opisania w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego. W sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym wprowadzono zmiany, należy podać przyczyny wprowadzonych zmian i  określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy organizacji. Trzeba przy tym pamiętać, że niezbędne jest zapewnienie porównywalności danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

 

Dokumentacja wewnętrzna

Do dokumentacji wewnętrznej organizacji, tworzonej na własne potrzeby w celu usprawnienia działalności, należą:

Księga uchwał segreguje i archiwizuje dokumenty wewnętrzne dotyczące podejmowanych uchwał, postanowień oraz zawieranych umów. Najprostszym sposobem jest stworzenie i prowadzenie tzw. księgi uchwał oraz rejestru zawartych umów. Księga uchwał powinna być prowadzona odrębnie dla każdego organu działającego na mocy statutu organizacji, np. księga uchwał walnego zgromadzenia członków, księga uchwał zarządu, księga uchwał rady lub kapituły fundacji, księga uchwał rady programowej itp.

 

Rejestr umów może być natomiast, w zależności od wielkości prowadzonej przez organizację działalności, prowadzony w jednej lub kilku formach, np. rejestr umów dotyczących działalności statutowej, rejestr umów dotyczących działalności gospodarczej, rejestr umów za dany rok, rejestr umów dotyczących nieruchomości itd.

 

Instrukcja kasowa reguluje zasady gospodarki kasowej wewnątrz organizacji. Jest to  dokument wewnętrzny, który powinien być opracowany i zatwierdzony do stosowania przez kierownika jednostki, czyli prezesa zarządu. Instrukcja kasowa stosowana przez organizację powinna uwzględniać jej wielkość, specyfikę działania oraz strukturę organizacyjną.

 

Instrukcja obiegu dokumentów jest dokumentem wewnętrznym, który określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz ich archiwizacji, a także wymienia osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności. Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według konkretnego, odgórnie ustalonego wzoru. Kierownik organizacji powinien opracować instrukcję obiegu dokumentów, uwzględniając wielkość, specyfikę i potrzeby organizacji. Poprawnie ustalona instrukcja obiegu dokumentów powinna określać drogę, jaką przechodzi każdy dokument w Twojej organizacji

 

Wykaz środków trwałych i tzw. nakładów niskocennych określa stan majątku trwałego i wyposażenia w organizacji. Wszystkie środki trwałe zakupione bądź darowane organizacji powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych. Za wyposażenie uważa się to, co nie jest środkiem trwałym. Podział i zasady co jest środkiem trwałym, a co wyposażeniem, powinien być opisany w polityce rachunkowości.

Organizacja będąca pracodawcą powinna także prowadzić dokumentację pracowniczą. Jej częścią jest teczka osobowa pracownika, zawierająca dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Poza obowiązkowym prowadzeniem teczki osobowej każdego pracownika masz również obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy, która służy organizacji do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych, tj. wysokości wynagrodzenia za okres choroby, godziny nadliczbowe itp.  Ewidencja ta powinna być prowadzona w siedzibie organizacji na bieżąco, dla każdego pracownika odrębnie, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika. Karta ewidencji czasu pracy jest dokumentem, do którego wgląd powinien mieć również pracownik. Załącznikami do karty ewidencji czasu pracy są wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie i inne zaświadczenia dokumentujące czas pracy pracownika.

Pamiętaj, o wiarygodności Twojej organizacji świadczą m.in. dokumenty, na podstawie których ona działa. Zadbaj, by nie były one jedynie spełnieniem wymogów formalnych, lecz by realnie usprawniały pracę organizacji, uwzględniając jej specyfikę.

Barbara Hermak – ekspertka, trenerka, główna księgowa współpracująca z Funduszem PAFPIO. Od wielu lat związana zawodowo z organizacjami pozarządowymi, m.in. Stowarzyszeniem BORIS oraz ogólnopolską Siecią Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Ma wieloletnie doświadczenie zawodowe zarządzania finansami i księgowości w organizacjach pozarządowych. Przeprowadziła ponad 1100 godzin konsultacji, a także kilkadziesiąt szkoleń z zakresu księgowości i rachunkowości. W 2013 r. zaproszona do pracy w Grupie roboczej przy Zespole ds. Rozwiązań Finansowych i Prawnych dla Działalności Społecznej i Obywatelskiej Kancelarii Prezydenta RP. Autorka licznych artykułów oraz konsultant w Wydawnictwie Wiedza i Praktyka.